○栗東市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成13年10月1日
訓令第22号
(目的)
第1条 この規程は、本市の戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の慎重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍コンピュータにより、現在の戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステム
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データ
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務を所管する課の課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安処置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務担当係長をもって充てる。
(データの取扱い)
第7条 保護管理者は、データの取扱いについて、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者等外部からは内容が読み取れない位置及び角度に配置すること。
(2) データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならないこと。また、これを他の業務に利用してはならないこと。
(3) データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならないこと。
(4) データが不要となったときは、速やかに復元できない方法により処分すること。
(5) その他データの漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じること。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保護用具に保管する等、磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して慎重な取扱いをすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、管理台帳を備え、名称、作成期日その他必要な事項を記録すること。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、破砕等復元することができない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保護用具に保管する等、帳票の安全を確保すること。
(2) 管理台帳を備え、作成期日その他必要な事項を記録すること。
(3) 帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等復元することができない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(機器及びソフトの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムに係わる機器及びソフトの管理について必要な措置を講じなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員が取り扱う業務の範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、これを付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保護等の運用を定め、これを慎重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、第1項により定められた業務の範囲を超えてパスワードを使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関する状況
(端末機の操作)
第14条 取扱職員以外の者は、端末機の操作をすることができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外には、行ってはならない。
3 取扱職員は、戸籍事務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外には、見出しデータ及び戸籍に関するデータを検索してはならない。
(研修等の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、年1回以上の研修及び訓練計画を策定し、取扱職員に対して、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員に対しては、適切な時期に遅滞なく実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を設置する。
2 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
3 会議は、保護管理者が必要に応じて招集するものとする。
4 会議の庶務は、戸籍事務を所管する課において処理する。
附則
この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
附則(平成14年7月1日訓令第9号)
この訓令は、平成14年7月1日から施行し、改正後の栗東市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程の規定は、平成14年4月1日から適用する。
附則(平成20年4月1日訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日訓令第5号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日訓令第5号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和元年12月12日訓令第3号)
この訓令は、令和元年12月12日から施行する。