○栗東市総合行政ネットワーク文書取扱規程
平成16年10月1日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、総合行政ネットワーク電子文書交換システムによる文書の送受信等の取扱いについて、栗東市文書取扱規程(平成12年栗東町訓令第6号。以下「文書取扱規程」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定める。
(1) 総合行政ネットワーク 地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(総合行政ネットワーク文書取扱主任)
第3条 総合行政ネットワーク文書の受信、送信及び電子署名の付与に関する事務に従事する者(以下「総合行政ネットワーク文書取扱主任」という。)を総務部総務課に置く。
2 総合行政ネットワーク文書取扱主任は、総務部総務課長が指名する職員をもって充てる。
(受信及び収受)
第4条 総合行政ネットワーク文書の受信については、総合行政ネットワーク文書取扱主任が、次に掲げるところによりその事務を処理するものとする。
(1) 毎日(閉庁日を除く。)総合行政ネットワーク文書の着信確認を行うこと。
(2) 着信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(3) 着信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(5) 受信した総合行政ネットワーク文書については、必要に応じて庁内メールで送付する等の方法により、主管課の事案担当者に配布すること。
2 前項第4号の規定により印刷した文書は、着信確認日に到着した文書とみなす。
(電子署名及び送信)
第5条 総合行政ネットワーク文書を送信するにあたっては、文書取扱規程第20条第1項に規定する公印の押印にかえて、電子署名を付与しなければならない。ただし、事務報告、照会、回答その他の軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
2 前項に規定する電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を付与しようとする文書に係る回議書を総合行政ネットワーク文書取扱主任に提示し、電子署名の付与を申請するものとする。
3 総合行政ネットワーク文書取扱主任は、前項の規定による申請を受けたときは、電子署名を付与しようとする総合行政ネットワーク文書を当該文書に係る回議書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。
第6条 総合行政ネットワークの文書交換システムによる文書の送信は、文書取扱規程第22条第1項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書取扱主任が行うものとし、形式審査を行うものとする。
2 前項の規定により送信された文書は、その送信をもって発送された文書とみなす。
(廃棄の方法)
第7条 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる総合行政ネットワーク文書を廃棄しようとする者は、紙媒体の裁断、溶解若しくは焼却、電磁的記録の消去その他の適切な方法により廃棄しなければならない。
附則
この訓令は、平成16年12月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日訓令第9号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
