○栗東市保有個人情報取扱規程
令和5年11月15日
訓令第9号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第11条―第18条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第19条―第33条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第34条・第35条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第36条・第37条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第38条・第39条)
第10章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置(以下「安全管理措置」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、法において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 この規程が適用される実施機関は、市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会とする。
第2章 管理体制
(管理体制)
第4条 個人情報の適切な管理を実施するため、総括保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護担当者及び保有個人情報監査責任者を置く。
(総括保有個人情報保護管理者)
第5条 総括保有個人情報保護管理者は、副市長をもって充てる。
2 総括保有個人情報保護管理者は、市長を補佐し、保有個人情報の管理に関する事務を総括するものとする。
3 総括保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うために必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を設けることができる。
(保有個人情報保護管理者)
第6条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う課等の長(以下「課長」という。)をもって充てる。
2 保有個人情報保護管理者は、課等における保有個人情報を適切に管理する任に当たる。
3 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(保有個人情報保護担当者)
第7条 保有個人情報保護担当者は、保有個人情報を取り扱う課等の課長補佐(課長補佐がいないときは、課長が指名する者)をもって充てるものとし、課等において1人又は複数人置く。
2 保有個人情報保護担当者は、保有個人情報保護管理者を補佐し、課等における保有個人情報の管理を行うものとする。
(保有個人情報監査責任者)
第8条 保有個人情報監査責任者を1人置くこととし、総務部長をもって充てる。
2 保有個人情報監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査を行うものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括保有個人情報保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いに関する理解を深めるための教育研修を行うものとする。
2 総括保有個人情報保護管理者は、保有個人情報保護管理者及び保有個人情報保護担当者に対し、保有個人情報の適切な管理を行うための教育研修を行うものとする。
3 総括保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 保有個人情報保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いに関する教育研修への参加の機会を与えるように努めなければならない。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、法その他関係法令を遵守し、総括保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護管理者及び保有個人情報保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限の内容を業務を行う上での必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する職員は、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保有個人情報保護管理者に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付及び持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保有個人情報保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保有個人情報保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等へ保管し、又は施錠等を行うものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときは、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)が不要となったときは、保有個人情報保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能となる方法による当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を提出させる等の方法により、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第18条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第19条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御をするために必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、前項の措置を講ずる場合において、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期又は随時の見直しを含む。)を行い、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第20条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第21条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性、その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第22条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第24条 保有個人情報保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第25条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理の終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、前項の規定による消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第26条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定による措置を踏まえ、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第27条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第28条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第29条 保有個人情報保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第30条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第31条 職員は、情報システムへの入力により保有個人情報の処理を行うに当たっては、保有個人情報の重要度に応じて、当該処理に係る入力原票と入力内容との照合、当該処理の前後における当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第32条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退の管理)
第34条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保有個人情報保護管理者は、情報システム室等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第35条 保有個人情報保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第36条 保有個人情報保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保有個人情報保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第37条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う業務を委託するときは、当該委託先において保有個人情報の管理が適切に行われるよう、必要な措置を講じなければならない。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、保有個人情報保護管理者は、労働者派遣契約書に保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止策)
第38条 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の保有個人情報の安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生するおそれを認識した者は、直ちに当該事案について当該保有個人情報を管理する保有個人情報保護管理者に報告しなければならない。
2 保有個人情報保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等を調査し、総括保有個人情報保護管理者に速やかに報告しなければならない。この場合において、特に重大であると認められる事案が発生した場合については、当該事案の内容等を総括保有個人情報保護管理者に直ちに報告するものとする。
3 総括保有個人情報保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告しなければならない。
4 総括保有個人情報保護管理者は、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第39条 総括保有個人情報保護管理者は、漏えい等が発生した場合であって、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講じなければならない。
2 前項の場合において、総括保有個人情報保護管理者は、発生した事案が住民等の不安を招くおそれがある場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行わなければならない。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第40条 保有個人情報監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について定期又は随時に監査(外部監査の委託を含む。)を行い、その結果を総括保有個人情報保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第41条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の記録媒体、保管方法、利用状況等について定期又は随時に点検を行うものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、前項に規定する点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保有個人情報保護管理者に報告するものとする。
附則
この訓令は、令和5年11月15日から施行する。