○栗東市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和7年10月27日
訓令第18号
栗東市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成13年栗東市訓令第22号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、本市の戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍担当課に設置した戸籍専用端末機(以下「端末機」という。)により、現在の戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票、人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務及び戸籍関連事務を行うシステム
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データ
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務を所管する課の課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害等に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 端末機の適正な管理をするため、端末機の取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務担当係長をもって充てる。
(戸籍データの取扱い)
第7条 保護管理者は、戸籍データの取扱いについて、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者等外部からは内容が読み取れない位置及び角度に配置すること。
(2) 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならないこと。
(3) 戸籍データは、他の業務に利用してはならないこと。
(4) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならないこと。
(5) 戸籍データが不要となったときは、速やかに復元できない方法により処分すること。
(6) その他戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じること。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保護用具に保管する等、磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して慎重な取扱いをすること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払い及び管理については、管理台帳を備え、名称、作成期日その他必要な事項を記録すること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、破砕等復元することができない方法により処分すること。
(4) 戸籍サーバの磁気ディスク等の交換及び廃棄に関して、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいを防止すること。この場合において、認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保護用具に保管する等、帳票の安全を確保すること。
(2) 帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等復元することができない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(機器及びソフトの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムに係わる機器及びソフトの管理について必要な措置を講じなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際し、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、これらを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に戸籍サーバーへのアクセスの制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じ、戸籍情報システム事業者に請求することで利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時に備え、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際し、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、これらを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に戸籍データへのアクセスの制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを設定し、これらを付与しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じ戸籍情報システム事業者に請求することで利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時に備え、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、これを付与しなければならない。
2 戸籍情報システムの動作確認は取扱職員が実施し、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作しないものとする。
3 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、必要に応じ利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ、戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう、これらを適切に管理しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保護等の運用を定め、これを慎重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) 前3号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関する状況
2 保護管理者は、必要に応じ戸籍情報システム事業者に次に掲げる事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
(端末機の操作)
第17条 取扱職員以外の者は、端末機の操作をすることができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外には行ってはならない。
3 取扱職員は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外には、見出しデータ及び戸籍に関するデータを検索してはならない。
(研修等の実施)
第18条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持、プライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、年1回以上の研修及び訓練計画を策定し、取扱職員に対してこれを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員に対しては、適切な時期に遅滞なくこれを実施しなければならない。
附則
この訓令は、令和7年10月27日から施行する。