2　公文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

3　公文書は、栗東市情報公開条例(平成12年栗東町条例第4号)の目的に従い、適切に管理しなければならない。

2　推進員は、主管課長が選任するものとする。

3　推進員は、次に掲げる事項を処理するものとする。

2　前項の規定に関わらず、直接主管課に到着した公文書については、その課において収受することができる。

3　主管課の不明な公文書は、総務課で開封し、2以上の課に関連する公文書は、その最も関係の深い主管課に配布する。

4　第1項の配布を受けた公文書は、各主管課の担当者においてこれを点検し、開封していないもの(親展文書は除く。)にあっては開封点検・確認した後、受付印(別記様式第2号)を押し、かつ、収受票(別記様式第3号)に所要事項を記載後に当該公文書に添付の上、電子計算機により文書収発簿(別記様式第4号)に所要事項を記録しなければならない。ただし、次の軽易なものについては、当該手続を省略することができる。

5　前項の場合において、担当者が収受票に記載すべき必要事項とは、ファイル名、収受年月日、収受番号、閲覧区分、保存年数、担当者名等とする。この場合において、閲覧区分について、栗東市事務決裁規程(平成7年栗東町訓令第6号)第9条に規定する別表第1及び別表第2の適用が可能であると当該主管課長が認めるものは、同規程の例によるものとする。

6　第3項第5号に規定する公文書については、単に回覧によるものとする。

2　主管課長は、栗東市情報公開条例の規定に基づく公開の予備的判断を行い、判断に伴う所要事項を記載しなければならない。

3　前2項の手続を経た場合において、主管課長は閲覧区分者まで、速やかに回付するものとする。

2　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

3　起案者は、回議書にファイル名、決裁区分、起案年月日、施行年月日、保存年数、起案者名及び標題を記載しなければならない。ただし、発送文書の起案の場合は発番号、発信者及びあて先を、合議を必要とする場合は合議先を所定の欄に記載しなければならない。

4　起案文書の施行に際し、緊急を要する場合、第20条第2項に規定する公印省略する場合又は機密事項に属する場合については、その旨を明示しなければならない。

5　特に急を要する起案文書は、起案者が自ら携行しなければならない。

6　起案文書は、順次直属の上司に回議しなければならない。

2　前項の処置をしたときは、施行後直ちに所定の手続をとらなければならない。

2　前項の合議は、同一部内の場合にあっては、主管課長の決裁を受けた後に関係課長に、その他の場合にあっては、主管部課長の決裁を受けた後に関係部課長にするものとする。

3　関係部課長は、合議を受けたときは、合意又は不合意を速やかに決定するとともに、異議があるときは、主管部課長と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　公文書には、照会等の便宜に資するため、当該公文書に担当者の課名、係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

3　庁内又は出先機関あて公文書は、役職名を用い、氏名を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印を省略しようとするときは、当該文書等に公印省略である旨を明示しなければならない。

2　前項の番号は、暦年による一連番号とし、当該事件の完結するまで同じものを使用するものとする。

2　文書等を発送するときは、発送の日付及び課名を主管課において明らかにしなければならない。

3　郵送による場合は、原則として料金後納郵便により行うものとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は通常はがきを使用するものとする。

2　前項にかかわらず、原文書の他に複数主管課において保管する庁内又は出先機関あて通知文書のうち軽易なものの保存年数は、1年未満とすることができる。

3　法令その他別段の定めがあるもののほか、公文書の保存年数は、別表第2に基づくものとする。

2　文書等の整理方法は、フラットファイル(背幅伸縮式を含む。以下同じ。)を使用するものとする。

3　フラットファイルの使用に当たっては、フラットファイルの背表紙に当該文書等の会計年度、ファイルタイトル、その他所要事項を記載し、わかりやすい表示を行わなければならない。

2　公文書が、主管課の事務室のどこに保管されているかを明示するために、書架等に番号を付すものとする。

3　主管課長は、書架等を購入する場合においては、総務課長に合議をしなければならない。

2　公文書の保存期間の起算日は、公文書を収受した日又は公文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。

3　前項の規定にかかわらず、暦年で区分して保管する公文書の保存期間の起算日は、当該公文書を収受した日又は当該公文書が発生した日の属する年の翌年の初日とする。

2　総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、文書保存箱の収納の状況を検査した上、保存するものとする。

3　文書保存箱には、廃棄の年月日を一にする文書等を主管課単位で収納するものとする。

2　前項にかかわらず、総務課長が市政上歴史的な資料と認めるものについては、この限りでない。

2　総務課長は、前項の規定による申請があった場合において、当該申請が理由があると認めるときは、保存文書の保存期間の延長をすることができる。

2　書庫は、常に清潔にし、書庫内では喫煙その他一切の火気の使用をしてはならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成12年9月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前になされた文書の管理及び取扱いについては、なお従前の例による。

3　この訓令の施行の日前に作成された帳票でこの訓令の施行の際、現に在庫しているものについては、この訓令による様式により作成されたものとみなし、当分の間、必要に応じ補正して引き続き使用するものとする。

この訓令は、平成14年5月1日から施行し、改正後の栗東市文書取扱規程の規定は、平成14年4月1日から適用する。

この訓令は、平成15年7月1日から施行し、平成15年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行し、改正後の栗東市行政組織規則の規定は、平成16年4月1日から適用する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年7月20日から施行し、平成17年4月1日から適用する。

(プロジェクトチームの設置及び運営に関する規程の一部改正)

2　プロジェクトチームの設置及び運営に関する規程(平成14年栗東市訓令第13号)の一部を次のように改正する。

(地方公共団体組織認証基盤における粟東市認証方針決定機能に関する規程の一部改正)

3　地方公共団体組織認証基盤における栗東市認証方針決定機能に関する規程(平成16年栗東市訓令第9号)の一部を次のように改正する。

(地方公共団体組織認証基盤における栗東市認証局運営機能に関する規程の一部改正)

4　地方公共団体組織認証基盤における栗東市認証局運営機能に関する規程(平成16年栗東市訓令第10号)の一部を次のように改正する。

(栗東市建設工事契約審査委員会規程の一部改正)

5　栗東市建設工事契約審査委員会規程(平成8年栗東町訓令第7号)の一部を次のように改正する。

(栗東市総合福祉保健センター事業者選定等審査委員会規程の一部改正)

6　栗東市総合福祉保健センター事業者選定等審査委員会規程(平成15年栗東市訓令第6号)の一部を次のように改正する。

(栗東市老人保健福祉施設審査委員会規程の一部改正)

7　栗東市老人保健福祉施設審査委員会規程(平成15年栗東市訓令第4号)の一部を次のように改正する。

(栗東市環境基本計画推進会議設置規程の一部改正)

8　栗東市環境基本計画推進会議設置規程(平成15年栗東市訓令第12号)の一部を次のように改正する。

(栗東市ラブホテル建築規制調整会議規程の一部改正)

9　栗東市ラブホテル建築規制調整会議規程(昭和58年栗東町訓令第8号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年12月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年2月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(電子データに関する経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に保存又は保管されている電子データについては、電子データを市で収受した日又は電子データが発生した日からファイリングシステムの対象になっているものとし、保管期間の起算日は、ファイリングシステムの対象となった日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。

(帳票に関する経過措置)

3　この訓令の施行の日前に作成された帳票又はフラットファイルで、この訓令の施行の際、現に在庫しているものについては、当分の間、必要に応じ補正して引き続き使用するものとする。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。