○栗東市公文書の管理に関する条例施行規則
令和7年3月21日
規則第11号
(趣旨)
第1条 この規則は、栗東市公文書の管理に関する条例(令和7年栗東市条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において使用する用語の意義は、条例において使用する用語の例による。
(公文書の作成)
第3条 実施機関の職員(以下「職員」という。)は、事案に係る意思決定を行う場合は、公文書を作成し、所定の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な事案及び緊急の取扱いを要する事案については、この限りでない。
2 職員は、事案の報告を行う場合は、公文書を作成し、所定の決裁を受け、又は供覧に供しなければならない。ただし、軽易な事案及び緊急の取扱いを要する事案については、この限りでない。
(公文書ファイル等の保存)
第5条 公文書ファイル等を主管する所属は、条例第6条第1項の規定により公文書ファイル等を保存するときは、執務室その他の所管する場所において一定期間保管したうえで、総務部総務課長に引き継ぐものとする。
2 総務部総務課長は、前項の規定により引き継ぎを受けた公文書ファイル等を、所定の場所において保存するものとする。
(保存期間)
第6条 公文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、永年保存の公文書については、総務部総務課長が主管課長と協議の上、10年ごとにその内容を見直し、当該保存期間を検討するものとする。
2 前項にかかわらず、原文書の他に複数主管課において保管する庁内又は出先機関あて通知文書のうち軽易なものの保存期間は、1年未満とすることができる。
3 法令その他別段の定めがあるもののほか、公文書の保存期間は、別表に定めるとおりとする。
4 公文書の保存期間の起算日は、公文書を収受した日又は公文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。
5 前項の規定にかかわらず、暦年で区分して保管する公文書の保存期間の起算日は、当該公文書を収受した日又は当該公文書が発生した日の属する年の翌年の初日とする。
(保存文書の延長)
第7条 公文書を主管する所属は、条例第6条第2項の規定により公文書の保存期間及び保存期間の満了する日を延長しようとするときは、総務部総務課長と協議しなければならない。
(公文書の廃棄)
第8条 公文書を主管する所属は、保存期間が満了した公文書について、条例第8条の規定により廃棄するときは、総務部総務課長と協議しなければならない。
2 実施機関は、公文書の廃棄にあたっては、秘密が外部に漏れないよう、溶解、消去その他の復元できない方法によらなければならない。
附則
この規則は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第6条関係)
文書保存期間標準表
保存期間 項目 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | 備考 | |
条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書 | 例規担当課 | ○ | |||||
主管課 | ○ | ||||||
市議会に関する文書 | 議会担当課 | 重要なもの (議決謄本等) | ○ | 軽易なもの | |||
主管課 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||||
市の沿革及び区域に関する文書 | 主管課 | ○ | |||||
陳情、請願、要望、上申等に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
訴訟、審査請求等に関する文書 | 法務担当課 | ○ | |||||
主管課 | ○ | ||||||
事務引継に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの (市長及び副市長等) | 重要なもの | ○ | |||
職員の任免及び進退賞罰に関する文書 | 人事担当課 | ○ | |||||
主管課 | ○ (会計年度任用職員の任免に関するもの等) | ||||||
各種原簿、台帳等 | 主管課 | 重要なもの | ○ | ||||
公印の制定改廃に関する文書(例規を除く。) | 主管課 | ○ | |||||
財産、公の施設及び市債に関する文書 | 財政・管財担当課 | 重要なもの | ○ | 不動産の取得については永年 | |||
主管課 | 重要なもの | ○ | |||||
契約、協定等に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ (一般事務・業務委託、施設保守委託等) | 軽易なもの (軽易な業務委託等) | ||
工事施工に関する文書 (設計書、図面等) | 主管課 | 重要なもの (大規模な工事、公共施設等) | ○ | ||||
予算に関する文書(支出負担行為又は調定行為に入る前の予算関係書) | 財政担当課出納担当課 | 特に重要なもの (予算書、予算説明書等) | 重要なもの | ○ | |||
主管課 | ○ (予算見積書、収支計算書等) | ||||||
予算執行又は会計に関する文書(支出負担行為又は調定行為以後の予算執行及び会計関係書) | 財政担当課出納担当課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
主管課 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの (物品購入請求伝票等) | ||||
決算に関する文書 | 財政担当課出納担当課 | 特に重要なもの (決算書、主要な施策の成果報告書等) | 重要なもの | ○ | |||
主管課 | ○ | ||||||
市税に関する文書 | 徴税担当課 | 重要なもの (減免関係、調定元帳、名寄帳等) | ○ (課税台帳等) | ||||
復命に関する文書 | 主管課 | ○ | 軽易なもの | ||||
告示、公告等に関する文書 | 法規担当課 | 重要なもの | ○ | ||||
主管課 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||||
計画・方針等に関する文書 | 企画担当課 | 特に重要なもの | ○ | ||||
主管課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | |||
境界に関する文書 | 主管課 | ○ | |||||
姉妹都市・友好都市提携に関する文書 | 国際交流担当課 | 特に重要なもの (提携書原本等) | 重要なもの | ○ | |||
寄附又は贈与の受納に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの (不動産等) | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||
附属機関に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの (諮問、答申書、名簿等) | 重要なもの (議事録等) | ○ | |||
会議録(附属機関を除く。) | 主管課 | ○ | 軽易なもの | ||||
国・県に対する許認可、申請等に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの | ○ | ||||
国・県への補助金等の交付申請に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
補助金等の交付に関する文書 | 主管課 | 重要なもの | ○ | ||||
調査、研究及び統計に関する文書 | 企画担当課統計担当課 | 重要なもの | ○ | ||||
主管課 | 重要なもの | ○ | 軽易なもの | ||||
許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの (法的に10年を超えるもの等) | 重要なもの (法的に5年を超えるもの等) | ○ (法的に3年を超えるもの等) | 軽易なもの (法的に1年を超えるもの等) | ||
通達等に関する文書 | 主管課 | 重要なもの (法定受託事務等) | ○ | ||||
儀式、記念事業及び表彰・褒章に関する文書 | 主管課 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ | |||
歴史的資料となる文書 | 主管課 | ○ | |||||
市の発行する刊行物等 | 主管課 | 重要なもの | ○ | ||||
市関係団体に関する文書 | 主管課 | 重要なもの | ○ | ||||
災害救助に関する文書 | 主管課 | ○ | |||||
文書の収受及び発送に関する文書 | 主管課 | 重要なもの (文書収発簿等) | ○ | ||||
照会、回答等に関する文書 | 主管課 | ○ | 軽易なもの | ||||
庁内通知に関する文書 | 主管課 | ○ | |||||
関係課 | ○ | ||||||
各種日誌その他これらに類する文書 | 主管課 | ○ | |||||
参考資料等 | 主管課 | 重要なもの | ○ | ||||
その他事務事業の執行に関する文書 | 主管課 | 10年を超える保存を有すると認められる特に重要な文書 | 主要事務事業に関する重要なるもののうち、将来の例証となるもの等で、5年を超える保存を要すると認められる文書 | 主要事務事業に関するもののうち、「10年保存」に該当しないもので、3年を超える保存を要すると認められる文書 | 通常の事務事業の執行に関するもののうち、「5年保存」に該当しないもので、1年を超える保存を要すると認められる文書 | 事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書 | |
備考
1 ○は、標準的な保存期間を示す。
2 保存期間の設定にあたっては、次の事項を十分考慮すること。
① 法令の指定 … 法令等により指定されている保存期間、時効等
② 決裁区分 … 栗東市事務決裁規程別表第1及び別表第2の決裁区分
③ 内容の効力 … 任期、適用期間、証拠期限、会計検査等
④ 重要度 … 対市民関係、基本組織、制度との関係等
⑤ 使用度 … 長期、短期の別等
⑥ 資料価値 … 歴史的価値、統計価値、実績価値等
⑦ その他 … 経費の多寡、他の公共団体との関係等