栗東市公文書の管理に関する条例

○栗東市公文書の管理に関する条例

令和7年3月21日

条例第1号

(目的)

第1条　この条例は、公文書の管理に関する市の責務及び基本的事項を定め、公文書の適正な管理を図ることで市政の透明化を推進することにより、市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書を市民共有の重要な知的資源として市民の主体的な利用に資することで、市が市民に説明する責務が果たされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　実施機関　市長(水道事業及び公共下水道事業(栗東市水道事業及び公共下水道事業の設置等に関する条例(昭和43年栗東町条例第18号)第1条に規定する事業をいう。)の管理者の権限を行う市長を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。

(2)　公文書　実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

ア　公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、又は頒布することを目的として発行されるもの

イ　図書館、博物館その他これらに類する施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

(3)　歴史公文書　次に掲げる情報が記録された公文書その他歴史資料として重要な価値を有する公文書をいう。

ア　市の組織及びその機能又は政策の検討過程、決定、実施若しくは実績に関する重要な情報

イ　市民の権利又は義務に関する重要な情報

ウ　市民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報

エ　本市の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報

(法令等との関係)

第3条　公文書の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

(公文書の作成)

第4条　実施機関の職員は、第1条の目的を達成するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。

(公文書の整理)

第5条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、当該公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

2　実施機関は、効率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(公文書ファイル等の保存)

第6条　実施機関は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、当該公文書ファイル等の保存期間が満了する日までの間、その内容、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

2　実施機関は、必要があると認めるときは、公文書ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

(公文書検索目録の作成及び閲覧)

第7条　実施機関は、公文書の検索に必要な目録を作成し、一般の閲覧に供しなければならない。

(保存期間が満了した公文書ファイル等の取扱い)

第8条　実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、歴史公文書に該当するものにあっては引き続き保存(市長以外の実施機関にあっては、市長への移管)を行い、それ以外のものにあっては廃棄するものとする。

(公文書の管理状況の公表)

第9条　市長は、毎年、実施機関における公文書の管理の状況を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

(報告及び審査会での調査、審議等)

第10条　実施機関は、次に掲げる場合は、あらかじめ、その旨を市長に報告しなければならない。

(1)　公文書の保存期間の基準の制定又は改廃の立案をしようとするとき。

(2)　その他市が実施する公文書の管理に関し実施機関が必要と認めるとき。

2　市長は、前項の規定による報告が実施機関からあったときは、当該報告に係る内容を栗東市公文書管理・情報公開・個人情報保護審査会の設置及び運営に関する条例(平成16年栗東市条例第30号)第1条に規定する栗東市公文書管理・情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)へ報告しなければならない。

3　審査会は、前項の規定による報告のうち必要と認める事項について調査、審議等をし、その結果を市長に報告する。

4　市長は、前項の規定による報告が審査会からあったときは、当該報告に係る内容を実施機関に報告しなければならない。

5　実施機関は、前項の規定による報告が市長からあったときは、当該報告に基づき必要な措置を講じなければならない。

6　審査会は、第3項の規定により調査、審議等を行うほか、実施機関の公文書の管理に係る施策に関する重要な事項について審査会が必要と認める場合は、当該事項について調査、審議等をし、実施機関に意見を述べることができる。

(指定管理者の文書等の管理)

第11条　市の公の施設を管理する指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。次項について同じ。)は、当該公の施設の管理に関する文書、図画、写真及び電磁的記録の適正な管理を行うために、この条例の規定により実施機関が実施する措置に準じた措置を講ずるよう努めるものとする。

2　実施機関は、指定管理者に対し、前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

(出資法人への要請)

第12条　実施機関は、市が出資その他財政支出等を行う法人であって実施機関が定めるものに対し、この条例の規定により実施機関が実施する措置に準じた措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

(研修)

第13条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行わなければならない。

(委任)

第14条　この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、規則で定める。

附則

(施行期日)

第1条　この条例は、令和7年4月1日から施行する。

(栗東市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

第2条　栗東市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(昭和31年栗東町条例第24号)の一部を次のように改正する。