2　公文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

2　主管課長は、次に掲げる事項を処理するものとする。

2　推進員は、主管課長が選任するものとする。

3　推進員は、次に掲げる事項を処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、直接主管課に到着した公文書については、その課において収受することができる。この場合において、各課は、当該公文書を処理すべき主管課が別にあるときは、当該公文書を当該主管課に引き継がなければならない。

3　主管課の不明な公文書又は2以上の課に関連する公文書は、その最も関係の深い主管課に配布又は送付する。

4　第1項の規定により配布を受けた文書等は、各主管課の担当者においてこれを点検した後、受付印(別記様式第2号)を押し、かつ、文書管理システムへ入力しなければならない。ただし、次に掲げる軽易なものについては、当該手続を省略することができる。

5　前項の規定は、第1項の規定により電子データの送付を受けた場合に準用する。この場合において、文書管理システムへ入力することで受付印の押印を省略することができる。

6　前2項の場合において、担当者が文書管理システムへ入力すべき必要事項とは、ファイル名、収受年月日、収受番号、閲覧区分、保存期間、担当者名等とする。この場合において、閲覧区分は、栗東市事務決裁規程(平成7年栗東町訓令第6号)別表第1及び別表第2に規定する決裁区分の例によることが適当であると当該主管課長が認めるときは、これらの表の規定の例による。

7　第4項第5号に規定する公文書については、単に回覧によるものとする。

8　文書管理システムを用いて収受の処理ができない場合は、第4項及び第5項の規定にかかわらず、収受票(別記様式第3号)を用いることができる。この場合において、各主管課の担当者は電子計算機により文書収発簿(別記様式第4号)に所要事項を記録しなければならない。

2　主管課長は、栗東市情報公開条例の規定に基づく公開の予備的判断を行うものとする。

3　前2項の手続を経た後、第7条第6項において決裁区分を適用した場合は、主管課長は閲覧区分者まで、速やかに回覧するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、軽易なものであって収受文書において起案等ができる場合は、当該方法により起案することができる。

3　総務課長が特に認めた公開の予備的判断、ファイル番号、保存期間等一定の様式を備えたものについては、文書管理システムから出力した回議書に代えて用いることができる。

4　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

5　起案者は、文書管理システムにより回議書にファイル名、決裁区分、起案年月日、施行年月日、保存期間、起案者名及び標題を記載しなければならない。ただし、発送文書を起案する場合は発番号、発信者及び宛先を、合議を必要とする場合は合議先を所定の欄に記載しなければならない。

6　起案文書の施行に際し、緊急を要する場合、第20条第2項の規定により公印省略する場合又は機密事項に属する場合については、回議書にその旨を明示しなければならない。

7　文書管理システムにより起案等する場合において、文書管理システムに記録できない資料等があるときは、文書管理システムから出力した回議書に当該資料等を添えて、文書管理システムの回議と合わせて回議するものとする。

8　特に急を要する起案文書は、起案者が自ら携行しなければならない。

9　起案文書は、順次直属の上司に回議しなければならない。

10　文書管理システムを用いて文書等の起案ができない場合は、第1項及び第5項の規定にかかわらず、回議書(別記様式第7号)を用いることができる。

2　前項の合議は、同一部内の場合にあっては、主管課長の承認を受けた後に関係課長に、その他の場合にあっては、主管部課長の承認を受けた後に関係部課長にするものとする。

3　関係部課長は、合議を受けたときは、承認又は不承認を速やかに決定するとともに、異議があるときは、主管部課長と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　公文書には、照会等の便宜に資するため、当該公文書に担当者の課名、係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

3　庁内又は出先機関宛公文書は、役職名を用い、氏名を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印を省略しようとするときは、当該文書等に公印省略である旨を明示しなければならない。

2　前項の発番号は、会計年度(暦年により処理する事務に係る文書にあっては暦年)による一連番号とする。

3　第1項の発番号は、文書管理システムにおいて付番された番号とする。ただし、文書管理システムでの付番が困難であるものについては、文書管理システムとは別に付番することができるものとする。

2　文書等を発送するときは、発送の日付及び課名を主管課において明らかにしなければならない。

3　郵送による場合は、原則として料金後納郵便により行うものとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は通常はがきを使用するものとする。

4　発送する公文書のうち電子データにより発信するときは、主管課より直接発信先に発信することができる。

2　文書等の整理方法は、フラットファイル(背幅伸縮式を含む。以下同じ。)を使用するものとする。

3　フラットファイルの使用に当たっては、フラットファイルの背表紙に当該文書等の会計年度、ファイルタイトル、その他所要事項を記載し、分かりやすい表示を行わなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、文書保存箱の収納の状況を検査した上、保存するものとする。

3　文書保存箱には、廃棄の年月日を一にする文書等を主管課単位で収納するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による申請があった場合において、当該申請が理由があると認めるときは、公文書の保存期間の延長をすることができる。

2　書庫は、常に清潔にし、書庫内では喫煙その他一切の火気の使用をしてはならない。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

(栗東市職員旧姓使用取扱規程の一部改正)

2　栗東市職員旧姓使用取扱規程(平成9年栗東町訓令第9号)の一部を次のように改正する。

3　栗東市総合行政ネットワーク文書取扱規程(平成16年栗東市訓令第8号)の一部を次のように改正する。